Tổ chức giới thiệu sản phẩm cần chú ý những gì?

Để tổ chức được một sự kiện hoàn hảo và không có một trục trặc gì là một điều rất khó, tuy nhiên để hạn chế những vấn đề đó đến mức tối thiểu thì không phải không có cách,

Chuẩn bị kỹ càng cho một sự kiện sẽ không bao giờ thừa .Thông thường, việc chuẩn bị và kiểm tra các thiết bị sẽ được các công ty tổ chức sự kiện tiến hành trước 1 tuần trước khi sự kiện diễn ra.

Trước một tuần

· Hoàn thiện các băng rôn biểu ngữ, các tài liệu cho khách hàng,..
· Thông báo cho khách hàng và đối tác biết thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện
· Tìm hiểu xem bên thông tin báo chí họ cần trang thiết bị gì để sắp xếp thời gian và nhân sự lo đáp ứng ngay. Đặt mua tất cả các trang thiết bị cần thiết cho phòng đưa tin hoặc khu vực báo chí. Kiểm tra hệ thống âm thanh ánh sáng , điện, vv…
· Lên danh sách sơ bộ về những vị khách quan trọng sẽ được mời đến dự sự kiện
· Chuẩn bị đầy đủ tài liệt liệt kê đầy đủ nội dung của buổi thuyết trình, thông tin sơ lược về công ty cho khách hàng nắm được.
· Chuẩn bị sẵn các loại thẻ đeo, biển tên cho bên báo chí, cho các khách mời, và nhân viên của công ty.
· Nắm chắc các bước thực hiện. Cụ thể hóa các công việc, dự kiến nhưng việc đột xuất có thể xảy ra. Bố trí người lau đồ đạc và trang trí hội trường, treo logô, biểu ngữ
· Chuẩn bị sẵn các bài phát biểu quan trọng và các tài liệu cần thiết đi kèm
· Phân công nhân sự đón khách quan trọng. Cần phải chú ý về cách đưa đón khách tham gia sự kiện
· Chuẩn bị lời giới thiệu và các tài liệu và các bộ tài liệu theo yêu cầu.

· Chuẩn bị lời giới thiệu và các tài liệu phục vụ cho thuyết minh
· Phổ biến nhiệm vụ cho từng cá nhân một cách rõ ràng và chính xác
· Lập các kế hoạch dự phòng khi có các sự cố không mong muốn xảy ra.
· Bố trí ban liên lạc với bên báo chí và các khách mời. cung cấp lịch bay của các hãng hàng không trong thành phố, số điện thoại taxi, địa chỉ các khách sạn, nhà hàng cho những người tham dự.
· Bố trí khách sạn và phương tiện đi lại cho khách mời. nếu địa điểm tổ chức ở xa, cần bố trí thêm khách sạn và phương tiện đi lại cho bên báo chí

Những điểm cần quan tâm khi tổ chức

Một ngày trước sự kiện

· Tài liệu cho bên báo chỉ phải chuẩn bị một cách đầy đủ
· Chuẩn bị sẵn một hoặc 2 phòng cho đội ngũ báo chí, truyền hình
· Kiểm tra lại các trang thiết bị và những phụ kiện đặc biệt
· Kiểm tra một lượt lại các trang thiết bị cần thiết bắt buộc phải có cho sự kiện như hệ thống điện, âm thanh, ánh sáng
· Bố trí địa điểm và lên quy trình phân phát phù hiệu
· Kiểm tra và sắp xếp lại vị trí bàn ghế 1 lần nữa cho chuẩn
· Lên kế hoạch cụ thể cho việc phục vụ, địa điểm phục vụ, lau dọn, đồng thời kiểm tra lại hội trường, sân khấu và các thiết bị có liên quan
· Gửi bộ tài liệu cho phóng viên báo chí không thể tham dự
· Kiểm tra lại lịch tiếp khách quan trọng.

Vào ngày diễn ra sự kiện

· Gửi tài liệu cho toàn bộ đội ngũ báo chí, truyền hình
· Kiểm tra lại khu vực dành cho báo chí để xem tất cả các trang thiết bị, đồ dùng,linh kiện phù hiệu cho khách mời
· Kiểm tra các phù hiệu và ghi lại số lượng phù hiệu được phát.
· Kiểm tra việc chuẩn bị thực phẩm, các hoạt động phục vụ ăn uống
· Đảm bảo đáp ứng nhu cầu của các nhân vật quan trọng
· Đảm bảo diễn gia đã có đủ tài liệu.

Tuần sau sự kiện

· Gửi thư cảm ơn tới khách tham dự và đội ngũ báo chí, truyền hình.
Để tổ chức được một sự kiện hoàn hảo và không có một trục trặc gì là một điều rất khó, tuy nhiên để hạn chế những vấn đề đó đến mức tối thiểu thì không phải không có cách, nếu chú ý và làm theo những điều Tiệc Kiến Vàng chia sẻ bên trên, sự kiện của bạn chắc chắn sẽ diễn ra vô cùng hoàn hảo và tuyệt vời

Cùng Danh Mục:

Nội Dung Khác

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *