Nghề tổ chức sự kiện và những điều cần biết

là một nghề diễn ra trực tiếp, do đó việc gặp phải những sự kiện đột xuất không mong muốn luôn thường xuyên sảy ra

Nhắc đến nghề , hẳn nhiều người nghĩ đến đó là những bạn trẻ luôn luôn ăn mặc sang trọng, tham gia những sự kiện lớn được đứng trên sân khấu hoành tráng với ánh hào quang của cả ánh sáng lẫn bảo đảm một tương lai có thu nhập rất cao. Nhìn bên ngoài thì là như vậy, nhưng sự thật khi thật sự tham gia bạn mới hiểu được những khó khăn của nghề này, con đường đến thành công của nghề ngày không chỉ trải đầy cánh hoa hồng, mà nó còn có rất nhiều gai hoa hồng nữa.
Quản lý sự kiện là gì?
Có nhiều cách hiểu thế nào là sự kiện tùy thuộc vào góc độ nhìn nhận của người trong nghề. Người làm marketing coi event là một công cụ below-the-line hữu ích giúp thương hiệu “giao tiếp” với những khách hàng mục tiêu một cách chuẩn xác và ấn tượng nhất. Người làm công tác tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo… nhìn nhận sự kiện là kết quả cuối cùng của một chuỗi các công việc hậu cần hướng đến việc thỏa mãn sự kỳ vọng của người tham dự…

Quản lý sự kiện thường bao gồm các bước: nghiên cứu thương hiệu, xác định đối tượng mà sự kiện hướng tới, đề ra mục tiêu của sự kiện, phát triển ý tưởng chủ đạo, lập ngân sách và kế hoạch triển khai, chuẩn bị logistic, nhân sự và các yếu tố kỹ thuật để thực hiện chương trình, tổng kết và tiến hành các hoạt động hậu kỳ khác giúp kéo dài hiệu ứng của sự kiện đó.

Vì nghề tổ chức sự kiện là nghề của sự sáng tạo, do đó, sáng tạo là một trong những yếu tố quan trọng nhất để làm nên thành công của một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Ngoài ra, không thể không kể đến các đặc điểm khác như: năng động, có sức khỏe, khả năng quan sát và khả năng làm việc nhóm trên cả tuyệt vời. Nhạy cảm, và vận dụng những điều nhỏ nhặt nhất trong cuộc sống cũng là một yếu tố giúp người tổ chức sự kiện thành công trong tương lai.
Tuy nhiên, để bền lâu với công việc này, người làm tổ chức sự kiện event còn phải tôi luyện cho mình tinh thần thép để giữ được bình tĩnh và sáng suốt ứng phó với mọi sự cố bất ngờ. Một sự kiện thành công phải là một chương trình diễn ra “nuột nà” từ đầu đến cuối mà người tham dự không thể nhận ra những rắc rối nơi hậu trường, như một vũ công vẫn phải nhảy múa sao cho khán giả không thể nhận ra cô đang bị đau chân vậy.

Tổ chức sự kiện evnet: Nghề cân não
Để có được một sự kiện “chất”, người làm tổ chức sự kiện ngoài việc cần có những yếu tố mang tính lý thuyết như sức khỏe, kỹ năng, kiến thức… còn rất cần một “tinh thần thép” hay ngắn gọn là “cân não”. Vậy cân não ở những giai đoạn nào?
Lên ý tưởng: ý tưởng cho một chương trình không phải dễ mà có. Ngoài những phút xuất thần, thì người làm tổ chức sự kiện phải rèn luyện kỹ năng suy nghĩ và khái quát ý tưởng nhanh (brainstorm), tức là phải phân tích mọi ý nghĩ lóe lên trong đầu. Rất nhiều khi phải trăn trở với ý tưởng, mất ăn mất ngủ mà chưa chắc đã ra được “đứa con tinh thần” như ý.
Người làm nghề phải là người luôn tìm thấy cảm hứng trong công việc, vì những sáng kiến chỉ nảy sinh khi có cảm hứng. Cảm hứng cộng với một chút liều lĩnh dựa trên nền tảng là những kiến thức vững chắc về marketing, am hiểu tâm lý khán giả, thái độ cầu thị và luôn làm mới mình sẽ là những yếu tố nền tảng cho một ý tưởng đột phá.

Bao nhiêu việc và người liên quan đến khâu: cắt băng khai mạc?

Đàm phán với khách hàng và nhà cung cấp. Luôn bắt bộ não phải suy nghĩ theo hướng làm cách nào để “quản lý” được khách hàng và kỳ vọng của họ. Rõ ràng, đối tượng khách hàng của những dự án liên quan đến tổ chức sự kiện cũng rất khác biệt. Khách hàng là người đưa ra rất nhiều phát kiến, nhiều điều trong số đó giúp ta nảy ra những ý tưởng thực hiện hiệu quả, nhưng không ít trong số đó lại khiến ta phải đau đầu giải thích về sự bất hợp lý hoặc cân nhắc để làm vừa ý khách hàng. Bạn biết rằng, ý tưởng là vô cùng trừu tượng và khó kiểm soát.
Tổ chức sự kiện muốn thành công, bạn cân phải làm việc với rất nhiều các bên đối tác liên quan đến mình. Làm sao để liên hệ với nhiều nhà cung cấp dịch vụ, hoặc các bên đối tác vừa đồng thời bảo đảm tiến độ và chất lượng trương chình là một bài toán khá nan giải, người làm sự kiện giỏi là người có thể quản lý tất cả những điều đó.

Làm sao để khách biết đến sự kiện và tham gia?

Bài toán về cost-effective… đau đầu không ít nhà tổ chức sự kiện.
Vì nghề tổ chức sự kiện là một nghề diễn ra trực tiếp, do đó việc gặp phải những sự kiện đột xuất không mong muốn luôn thường xuyên sảy ra, người làm sự kiện giỏi là người xử lý tốt những tình huống đó chứ không chỉ đơn giản là người đọc kịch bản có sẵn ở trên giấy.
Thật khó để bạn trẻ có thể vừa trau dồi tri thức, vừa phải học cách vượt qua những áp lực này. Tuy nhiên, mỗi công việc đều có một đặc thù riêng và nếu đã yêu nghề và quyết tâm với nghề, bạn phải luôn nỗ lực trau dồi, cập nhật bản thân. Vượt qua những áp lực này, người làm sự kiện giành được vinh quang riêng mà ít nghề nào có được, nó được ví như cảm giác chinh phục đỉnh Everest.

Cùng Danh Mục:

Liên Quan Khác

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *