Một số lưu ý về việc quản lý PG của người tổ chức sự kiện

Luôn đem theo hộp dụng cụ: kim, chỉ, kéo… sẽ rất hữu ích khi có sự cố xảy ra và cần đến chúng.

Bạn đang chuẩn bị giới thiệu một sản phẩm mới ra mắt thị trường? Khách hàng của bạn toàn là những nhân vật có “tên tuổi” trong giới kinh doanh. Mặc dù mọi việc đã được bạn sắp xếp từ nhiều ngày trước, chương trình diễn ra lúc 8:00AM, và hiện tại là 7:00AM, bạn kiểm tra lại toàn bộ các khâu trước khi trương chình diễn ra thì phát hiện ra một sự cố: một bạn gọi điện đến báo rằng bị ngã xe, trật chân không thể đến được. Trong khi số lượng bạn đã chuẩn bị vừa đủ cho toàn bộ sự kiện, không thể thiếu được một bạn nào? Bây giờ phải xử lý thế nào? Khi sự kiện chỉ còn 50 phút nữa là diễn ra. Bạn sẽ xử lý trường hợp này như thế nào?

Đây là một trong vô vàn các sự cố có thể xảy ra bất cứ lúc nào và trong bất kỳ một sự kiện nào, nếu bạn không tính toán trước và lên các kế hoạch dự phòng, chắc chắn bạn sẽ rất đau đầu với các biện pháp giải quyết với áp lực không hề nhỏ một chút nào.

PG – Lễ tân sẽ được coi là “bộ mặt” của sự kiện, vì đây là đối tượng khách sẽ tiếp xúc đầu tiên khi khách tham dự sự kiện, chính vì lẽ đó việc chuẩn bị cho khâu PG là bước vô cùng quan trọng và cần được sự quan tâm đúng mức.

Training – Huấn luyện kỹ năng: nhân sự làm lễ tân (PG) hầu như là nhân sự bán thời gian, sự luân phiên thay đổi luôn diễn ra và không cố định nhân sự, người mới sẽ luôn xuất hiện trong các sự kiện của bạn. Do đó, vấn đề huấn luyện nhân sự trước ngày diễn ra sự kiện là một điều không thể thiếu. Hơn nữa, với các bạn PG đã từng làm và có kinh nghiệm cũng không hẳn là thừa, vì việc huấn luyện trước sự kiện này sẽ nhấn mạnh vào vai trò và trách nhiệm của các bạn trong quá trình làm việc, đảm bảo tính kỷ luật luôn được tuân thủ.

Số lượng PG: Người tổ chức sự kiện nên thuê nhiều hơn số lượng đã thoả thuận với khách hàng từ 01 – 02 PG để làm nhân sự dự bị tuỳ theo chương trình và quy mô sự kiện mà dự tính số lượng PG dự bị. Việc này giúp bạn chủ động thay đổi nhân sự khi gặp sự cố điển hình như:

Kẹt xe, hư xe, lạc đường…..
PG xin nghỉ đột xuất ngay trước khi diễn ra chương trình (nếu không dự bị bạn sẽ không kịp trở tay)
Trong quá trình làm việc PG bị mệt, xỉu, say nắng, trúng gió……
Các sự cố liên quan đến trang phục, lý do tế nhị…..
Và rất nhiều các sự cố không tên khác

Thời gian có mặt của PG: bạn luôn phải nhắc rằng PG cần đến sớm hơn trước khi sự kiện diễ ra khoảng 1h đồng hồ để chuẩn bị đồ dùng cá nhân, hoặc bạn có thể xoay sở nếu có một bạn PG báo gặp sự cố bất ngờ không đến tham dự được.

Đồng phục PG: Luôn kiểm tra thật kỹ lưỡng đồng phục PG trước ngày diễn ra chương trình, đảm bảo không bị lỗi như: hư dây kéo, sút chỉ, mất nút, áo bị lủng, dính bẩn…..

Bạn nên cho PG thử trước đồng phục (nếu là đồng phục với chất liệu ít co dãn, khó mặc) để đảm bảo không bị chênh lệch nhiều quá so với PG, và nếu cần có thể sửa để vừa với từng người

Luôn đem theo hộp dụng cụ: kim, chỉ, kéo… sẽ rất hữu ích khi có sự cố xảy ra và cần đến chúng.

Ngoài ra, bạn cũng cần tìm kiếm và có một danh sách liên lạc sẵn với các PG có các kỹ năng cơ bản để có thể ứng phó ngay với các vấn đề có thể gặp khi làm sự kiện

Cùng Danh Mục:

Liên Quan Khác

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *